Proses Admisi Calon Mahasiswa Pascasarjana

            

Deskripsi kasus “Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana”

Untuk melakukan pendaftaran program pascasarjana di Universitas X, calon peserta diminta untuk mengisi formulir online pada link yang telah disediakan. Formulir pendaftaran online tersebut direkam pada sistem informasi kampus yang dapat diakses oleh seluruh staf dan pihak terkait dalam rangkaian proses admisi. Setelah calon peserta men-submit formulir online, dokumen PDF yang memuat informasi yang telah dicantumkan dihasilkan dan calon peserta diminta untuk menandatangani dokumen tersebut. Dokumen yang telah ditandatangani selanjutnya perlu dikirimkan kembali, dilengkapi dengan ijazah dan transkrip pendidikan terakhir, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL serta curriculum vitae.

Dokumen yang telah dikirimkan oleh calon peserta selanjutnya diterima oleh pihak admisi. Seorang staf bertugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan. Apabila terdapat ketidaklengkapan dokumen, maka dikirimkan email notidikasi untuk menjelaskan permasalahan persyaratan dokumen yang ditemukan. Calon peserta diminta untuk mengirimkan ulang dokumen yang diminta sesuai dengan informasi pada e-mail. Setelah kelengkapan dokumen dinyatakan lengkap, staf admisi akan mengirimkan dokumen transkrip dan ijazah untuk diperiksa keabsahan dokumen untuk validitas serta evaluasi penyetaraan dengan standar persyaratan jenjang yang telah ditentukan. Selanjutnya selain pengecekan ijazah dan transkrip, pemeriksaan validasi dan keabsahan dari dokumen hasil TPA dan TOEFL juga dilakukan. Apabila dokumen hasil tidak dapat diverifikasi, maka ajuan pendaftaran akan ditolak, kemudian email yang berisi notifikasi penolakan akan dikirimkan.

Setelah seluruh proses validasi dan pemeriksaan dokumen dari calon peserta selesai dilakukan, pihak admisi akan mengirimkan kelengkapan dokumen tersebut kepada masing-masing pengelola program studi pascasarjana untuk menentukan proses seleksi selanjutnya. Proses seleksi akan mencakup proses wawancara dan pengujian kemampuan dasar calon peserta. Rangkaian proses ini memerlukan kurang lebih dua hingga tiga minggu. Setelah proses seleksi di program studi selesai dilakukan, hasil evaluasi penerimaan akan dikirimkan kembali kepada pihak admisi. Pengiriman hasil evaluasi mencakup daftar kandidat peserta yang diterima dan ditolak melalui email resmi program studi. Beberapa hari kemudian, staf admisi akan mengirimkan hasil seleksi kepada para peserta melalui email. Untuk peserta yang diterima, surat keterangan penerimaan juga dikirimkan secara fisik.

Berdasarkan rangkaian deskripsi kasus diatas, rekan-rekan diminta untuk menjawab dan menjelaskan beberapa pertanyaan berikut:

1. Identifikasi rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk melaksanakan proses tersebut!

Proses admisi mahasiswa pascasarjana melibatkan berbagai tahapan yang dapat dimodelkan untuk meningkatkan efisiensi. Berdasarkan deskripsi kasus, berikut adalah rangkaian aktivitasnya:

No	Aktivitas
1	Calon peserta mengisi formulir pendaftaran online
2	Sistem informasi kampus merekam data pendaftaran dan menghasilkan dokumen PDF untuk ditandatangani oleh calon peserta
3	Calon peserta menandatangani dokumen PDF yang dihasilkan
4	Calon peserta mengirimkan dokumen yang telah ditandatangani beserta persyaratan (ijazah, transkrip, rekomendasi, motivation letter, TPA, TOEFL, CV)
5	Staf admisi memeriksa kelengkapan dokumen
6	Jika dokumen tidak lengkap, calon peserta akan menerima email notifikasi untuk melengkapi dokumen dan mengirimkan ulang dokumen
7	Jika dokumen lengkap, staf admisi akan memverifikasi validitas keabsahan ijazah, transkrip, TPA, dan TOEFL
8	Jika dokumen tidak valid, pendaftaran ditolak dan email notifikasi akan dikirimkan kepada calon peserta
9	Jika dokumen valid dan lolos verifikasi, staf admisi akan mengirimkan dokumen ke pengelola program studi untuk seleksi lanjutan
10	Program studi melakukan seleksi (wawancara dan pengujian kemampuan)
11	Hasil seleksi dikirimkan kembali ke staf admisi
12	Staf admisi mengirimkan hasil seleksi ke peserta melalui email (diterima/ditolak)
13	Surat keterangan penerimaan dikirimkan secara fisik kepada peserta yang diterima

 

2.  Siapa sajakah actors yang terlibat dalam proses tersebut, jelaskan peran masing-masing pihak dalam pengelolaan proses!

Proses admisi mahasiswa pascasarjana melibatkan berbagai pihak yang memiliki tanggung jawab spesifik untuk memastikan kelancaran, akurasi, dan transparansi proses. Berikut adalah rincian pihak-pihak yang terlibat beserta peran mereka:

Actors	Peran/Role	Penjelasan
Calon Peserta	Pengaju dokumen	- Mengisi formulir pendaftaran online melalui sistem informasi kampus. - Menandatangani dokumen PDF yang dihasilkan setelah pengisian formulir. - Mengirimkan dokumen pendukung seperti transkrip, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA dan TOEFL, serta CV. - Melengkapi dokumen jika ada kekurangan yang diinformasikan melalui email oleh pihak admisi.
Staf Admisi	Pemeriksa kelengkapan dokumen	- Memeriksa kelengkapan dokumen yang dikirimkan oleh calon peserta. - Mengirimkan email notifikasi kepada calon peserta jika terdapat kekurangan dokumen. - Melakukan verifikasi validitas dokumen seperti ijazah, transkrip, hasil TPA, dan TOEFL. - Menolak ajuan pendaftaran jika dokumen tidak valid atau tidak memenuhi persyaratan. - Mengirimkan dokumen lengkap kepada pengelola program studi untuk proses seleksi lanjutan.
Pengelola Program Studi Pascasarjana	Penyeleksi kemampuan akademik	- Melakukan seleksi wawancara dan pengujian kemampuan dasar calon peserta. - Mengevaluasi kelayakan akademik calon mahasiswa berdasarkan hasil seleksi. - Mengirimkan hasil evaluasi penerimaan (daftar kandidat diterima atau ditolak) kepada pihak admisi.
Sistem Informasi Kampus	Fasilitator proses pendaftaran online	Platform untuk pengisian formulir pendaftaran oleh calon peserta. Sistem penyimpanan data formulir pendaftaran yang dapat diakses oleh staf admisi dan pihak terkait.
Email Notifikasi	Media komunikasi antara pihak admisi dan calon peserta	- Memberikan notifikasi terkait kekurangan dokumen atau status penerimaan. - Menyampaikan surat keterangan penerimaan bagi peserta yang lolos seleksi.
Kurir atau Layanan Pengiriman	Pengirim surat keterangan penerimaan secara fisik	Untuk peserta yang diterima, surat keterangan penerimaan dikirimkan secara fisik menggunakan layanan kurir atau pengiriman pos sebagai bukti resmi penerimaan.

 

3.     Apa value yang diharapkan diterima oleh pelanggan pada proses tersebut?

Proses admisi mahasiswa pascasarjana di Universitas X dirancang untuk memberikan nilai atau value yang signifikan baik bagi calon peserta maupun pihak universitas. Berikut adalah penjabaran rinci mengenai value yang diharapkan dari proses tersebut:

Kemudahan dan Efisiensi bagi Calon Peserta

Penjelasan:

·       Proses pendaftaran dilakukan secara online melalui sistem informasi kampus, sehingga calon peserta tidak perlu datang langsung ke kampus untuk menyerahkan dokumen.

·       Sistem otomatis menghasilkan dokumen PDF setelah formulir diisi, mempermudah calon peserta dalam melengkapi persyaratan administrasi.

·       Adanya notifikasi melalui email jika dokumen tidak lengkap memberikan kejelasan dan panduan kepada calon peserta untuk segera memperbaiki kekurangan.

Value yang Diharapkan:

·       Pengalaman pengguna (user experience) yang baik karena prosesnya sederhana dan transparan.

·       Hemat waktu dan biaya bagi calon peserta karena semua langkah dapat dilakukan secara daring.

Transparansi dan Kejelasan Proses

Penjelasan:

·       Setiap tahapan proses, mulai dari pengumpulan dokumen hingga seleksi, memiliki alur yang jelas dan terstruktur.

·       Calon peserta mendapatkan informasi status aplikasi mereka melalui email, baik itu terkait kekurangan dokumen, validasi, atau hasil seleksi.

·       Adanya pengiriman surat keterangan penerimaan secara fisik memberikan bukti resmi kepada peserta yang diterima.

Value yang Diharapkan:

·       Kepercayaan calon peserta terhadap sistem admisi universitas karena prosesnya transparan.

·       Mengurangi ketidakpastian bagi calon peserta terkait status aplikasi mereka.

Validasi Dokumen yang Akurat

Penjelasan:

·       Pihak admisi memeriksa keabsahan ijazah, transkrip, hasil TPA, dan TOEFL untuk memastikan bahwa hanya kandidat yang memenuhi syarat yang dapat diterima.

·       Proses validasi ini juga mencakup penyetaraan standar pendidikan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan program pascasarjana.

Value yang Diharapkan:

·       Universitas menerima mahasiswa dengan kualifikasi terbaik dan sesuai standar akademik.

·       Meningkatkan kualitas mahasiswa pascasarjana yang diterima, sehingga mendukung reputasi universitas.

Seleksi Berbasis Kompetensi

Penjelasan:

·       Proses seleksi mencakup wawancara dan pengujian kemampuan dasar oleh pengelola program studi. Hal ini memastikan bahwa mahasiswa yang diterima tidak hanya memenuhi syarat administratif tetapi juga memiliki kompetensi akademik yang sesuai.

Value yang Diharapkan:

·       Universitas mendapatkan mahasiswa dengan potensi akademik tinggi yang sesuai dengan kebutuhan program studi.

·       Calon mahasiswa merasa bahwa proses seleksi dilakukan secara adil dan berbasis meritokrasi.

Efisiensi Operasional bagi Universitas

Penjelasan:

·       Sistem informasi kampus memungkinkan seluruh staf admisi dan pengelola program studi untuk mengakses data pendaftaran secara terpusat.

·       Penggunaan email sebagai media komunikasi mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik selama proses berlangsung.

Value yang Diharapkan:

·       Mengurangi beban kerja manual staf admisi melalui otomatisasi sebagian besar proses.

·       Meminimalkan potensi kesalahan manusia (human error) dalam pengelolaan dokumen dan komunikasi.

Peningkatan Reputasi Universitas

Penjelasan:

·       Proses admisi yang terstruktur, transparan, dan berbasis teknologi mencerminkan profesionalisme universitas dalam mengelola pendaftaran mahasiswa baru.

·       Seleksi ketat berbasis kompetensi menghasilkan lulusan berkualitas tinggi, sehingga meningkatkan daya saing universitas di tingkat nasional maupun internasional.

Value yang Diharapkan:

·       Menarik lebih banyak calon mahasiswa berkualitas tinggi untuk mendaftar di masa depan.

·       Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap program pascasarjana universitas.

4.     Apa sajakah outcome yang mungkin diperoleh dari setiap tahapan aktivitas tersebut?

Berdasarkan deskripsi kasus yang diberikan, berikut adalah uraian detail mengenai outcome yang mungkin diperoleh dari setiap tahapan aktivitas dalam proses admisi mahasiswa pascasarjana di Universitas X:

No	Aktivitas	Proses	Outcome
1	Calon Peserta Mengisi Formulir Pendaftaran Online	Calon peserta mengakses sistem informasi kampus dan mengisi formulir pendaftaran dengan data diri, informasi pendidikan, dan informasi kontak. Setelah selesai, formulir di-submit secara online.	Sukses: Data pendaftaran calon peserta berhasil tersimpan dalam sistem informasi kampus. Nomor registrasi otomatis diberikan kepada calon peserta sebagai bukti pendaftaran. Gagal: Jika terdapat kesalahan validasi (misalnya, format email tidak valid atau field wajib tidak terisi), sistem memberikan pesan kesalahan dan calon peserta harus memperbaiki formulir sebelum di-submit ulang.
2	Sistem Menghasilkan Dokumen PDF untuk Ditandatangani	Setelah formulir di-submit, sistem secara otomatis menghasilkan dokumen PDF yang berisi informasi yang telah diisi oleh calon peserta. Dokumen ini siap untuk diunduh dan ditandatangani.	Sukses: Dokumen PDF berhasil dihasilkan dengan data yang akurat dan lengkap. Gagal: Jika terjadi kesalahan pada sistem (misalnya, masalah pada template PDF atau database), dokumen tidak dapat dihasilkan dan calon peserta mungkin perlu menghubungi pihak admisi.
3	Calon Peserta Mengirimkan Dokumen yang Ditandatangani dan Dokumen Pendukung	Calon peserta mengunduh dokumen PDF, menandatanganinya, dan mengirimkan kembali bersama dokumen pendukung lainnya (ijazah, transkrip, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL, dan CV) melalui sistem atau secara fisik sesuai dengan ketentuan.	Sukses: Semua dokumen berhasil diterima oleh pihak admisi dalam format yang sesuai dan dapat dibaca. Gagal: Dokumen tidak lengkap, rusak, atau tidak terbaca, sehingga memerlukan pengiriman ulang oleh calon peserta.
4	Staf Admisi Memeriksa Kelengkapan Dokumen	Staf admisi memeriksa setiap dokumen yang diterima untuk memastikan semua persyaratan terpenuhi.	Lengkap: Semua dokumen yang dipersyaratkan telah diterima dan siap untuk proses selanjutnya. Tidak Lengkap: Staf admisi menemukan dokumen yang kurang atau tidak sesuai, sehingga calon peserta perlu melengkapi kekurangan tersebut.
5	Pengiriman Email Notifikasi jika Dokumen Tidak Lengkap	Jika dokumen tidak lengkap, staf admisi mengirimkan email kepada calon peserta yang menjelaskan dokumen apa saja yang perlu dilengkapi.	Sukses: Email berhasil dikirimkan dan diterima oleh calon peserta. Gagal: Email gagal terkirim (misalnya, alamat email salah atau masalah pada server email), sehingga staf admisi perlu menghubungi calon peserta melalui cara lain.
6	Verifikasi Validitas Dokumen (Ijazah, Transkrip, TPA, TOEFL)	Staf admisi melakukan verifikasi keabsahan dokumen seperti ijazah, transkrip, hasil TPA, dan TOEFL dengan menghubungi lembaga terkait atau menggunakan sistem verifikasi online.	Valid: Dokumen dinyatakan sah dan sesuai dengan data yang terverifikasi. Tidak Valid: Dokumen terindikasi palsu atau tidak sesuai dengan data yang terverifikasi, sehingga ajuan pendaftaran ditolak.
7	Penolakan Ajuan Pendaftaran jika Dokumen Tidak Valid	Jika dokumen tidak valid, staf admisi menolak ajuan pendaftaran dan mengirimkan email notifikasi penolakan kepada calon peserta.	Sukses: Email penolakan berhasil dikirimkan dan diterima oleh calon peserta, mengakhiri proses pendaftaran.
8	Pengiriman Dokumen Lengkap ke Pengelola Program Studi untuk Seleksi Lanjutan	Setelah semua dokumen dinyatakan lengkap dan valid, staf admisi mengirimkan dokumen tersebut kepada pengelola program studi pascasarjana.	Sukses: Dokumen berhasil diterima oleh pengelola program studi dan siap untuk proses seleksi lanjutan.
9	Proses Seleksi oleh Program Studi (Wawancara dan Pengujian Kemampuan Dasar)	Pengelola program studi melakukan wawancara dan pengujian kemampuan dasar untuk mengevaluasi kelayakan akademik calon peserta.	Lolos Seleksi: Calon peserta dinyatakan memenuhi syarat dan direkomendasikan untuk diterima. Tidak Lolos Seleksi: Calon peserta dinyatakan tidak memenuhi syarat dan tidak direkomendasikan untuk diterima.
10	Pengiriman Hasil Evaluasi Penerimaan ke Pihak Admisi	Pengelola program studi mengirimkan daftar kandidat yang diterima dan ditolak kepada pihak admisi.	Sukses: Hasil evaluasi diterima dengan lengkap dan akurat oleh staf admisi.
11	Pengiriman Hasil Seleksi ke Peserta Melalui Email	Staf admisi mengirimkan email kepada setiap calon peserta yang berisi informasi status penerimaan mereka (diterima atau ditolak).	Sukses: Email berhasil dikirimkan dan diterima oleh calon peserta. Gagal: Email gagal terkirim, sehingga staf admisi perlu menghubungi calon peserta melalui cara lain.
12	Pengiriman Surat Keterangan Penerimaan Secara Fisik (Bagi yang Diterima)	Staf admisi mengirimkan surat keterangan penerimaan secara fisik kepada calon peserta yang diterima melalui layanan kurir atau pos.	Sukses: Surat keterangan diterima dengan baik oleh calon peserta sebagai bukti resmi penerimaan. Gagal: Surat hilang atau rusak selama pengiriman, sehingga staf admisi perlu mengirimkan surat pengganti.

5.     Silahkan buat alur dalam bentuk flowchart yang memuat rangkaian aktivitas dari proses tersebut!