Pendekatan Sistem, Value Chain, dan BPM

 Pendekatan Sistem, Value Chain, dan BPM

A diagram of a process AI-generated content may be incorrect.

Pendahuluan

Dalam era digital ini, organisasi yang sukses adalah mereka yang mampu mengelola proses bisnisnya secara efektif. Mengorganisasi proses bukan hanya tentang membuat flowchart, tetapi juga tentang memahami bagaimana proses tersebut berinteraksi sebagai sebuah sistem terintegrasi. Artikel ini akan membahas pendekatan sistem, value chain, dan Business Process Management (BPM) sebagai cara untuk mengoptimalkan proses bisnis.

Tradisi dan Evolusi

Dalam sejarah manajemen proses bisnis, ada tiga tradisi utama:

  1. IE/QC Tradition: Fokus pada peningkatan proses operasional.
  2. Management & Business Process Redesign Tradition: Menyelaraskan atau mengubah proses bisnis untuk meningkatkan kinerja organisasi.
  3. IT Tradition: Fokus pada otomatisasi proses menggunakan teknologi informasi.

Saat ini, pendekatan yang komprehensif menggabungkan ketiga tradisi ini untuk mencapai hasil yang optimal.

Pendekatan Sistem dalam Manajemen Proses

Pendekatan tradisional dalam manajemen proses adalah menggunakan System Perspective. Pendekatan ini menekankan bahwa segala sesuatu terhubung satu sama lain, dan penting untuk memodelkan bisnis dan proses dalam hal aliran (flows) dan umpan balik (feedback loops).

Enterprise Process Model (EPM)

Untuk mengelola proses secara efektif, perusahaan perlu mendefinisikan proses-proses utama mereka dan fokus pada proses yang memberikan ROI tertinggi dalam upaya perbaikan. Representasi tingkat tinggi dari proses perusahaan ini disebut Enterprise Process Model (EPM). EPM memberikan gambaran besar tentang bagaimana proses-proses berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi.

Organisasi dan Proses dalam Era Transformasi Digital

Dalam mengadopsi transformasi IT, penting untuk membuat Organization Diagram yang mendefinisikan hubungan organisasi dengan lingkungan eksternalnya, serta hubungan antar unit departemen di dalam organisasi. Poin kuncinya adalah bagaimana bisnis terintegrasi dan terorganisasi untuk mencapai tujuannya.

Arsitektur Berlapis (Layered Categories)

Klasifikasi bagian-bagian perusahaan yang menjelaskan hubungan antara objek-objek berlapis (layered objects) dan berbagai subjek, serta memberikan dasar untuk pengelompokan konseptual dan logis dari objek-objek yang teridentifikasi. Kategori-kategori ini harus didefinisikan dengan jelas, saling eksklusif, dan kolektif lengkap (mutually exclusive, collectively exhaustive).

Klasifikasi Proses: Integrasi dan Standardisasi

Cara proses dieksekusi dapat diklasifikasikan dalam dua cara:

  1. Process Integration: Sejauh mana proses dalam organisasi yang sama berbagi data.
  2. Process Standardization: Sejauh mana bagian-bagian organisasi melakukan proses yang sama dengan cara yang sama.

Contoh:

  • Localized Process, Integrated Systems & Data: Unit bisnis otonom
  • Data & Process Similar Across Unit Business: Waralaba, toko rantai ritel

Business Process Management (BPM): Mengelola Proses Secara Holistik

A close-up of a chart AI-generated content may be incorrect.

Business Process Management (BPM) adalah disiplin yang melibatkan kombinasi pemodelan, otomatisasi, eksekusi, kontrol, pengukuran, dan optimasi aliran aktivitas bisnis. Tujuannya adalah mendukung tujuan perusahaan, mencakup batasan organisasi dan sistem, serta melibatkan karyawan, pelanggan, dan mitra di dalam dan di luar perusahaan.

Inti dari BPM:

  • Process design
  • Process metrics
  • Process performers
  • Process infrastructure
  • Process owner

Contoh Implementasi: Pengelolaan Order-to-Cash menggunakan BPM

Sebuah perusahaan manufaktur ingin mengoptimalkan proses Order-to-Cash (O2C) mereka. Dengan menerapkan BPM, mereka melakukan langkah-langkah berikut:

  1. Pemodelan: Memetakan seluruh proses O2C dari penerimaan pesanan hingga penerimaan pembayaran.
  2. Otomatisasi: Mengotomatiskan tugas-tugas manual seperti validasi pesanan, pembuatan faktur, dan pengiriman pengingat pembayaran.
  3. Eksekusi: Mengintegrasikan sistem CRM, ERP, dan keuangan untuk menjalankan proses secara terpadu.
  4. Kontrol dan Pengukuran: Memantau metrik seperti waktu siklus O2C, tingkat kesalahan faktur, dan tingkat koleksi pembayaran.
  5. Optimasi: Mengidentifikasi bottleneck dan area perbaikan, seperti mengurangi waktu validasi pesanan atau meningkatkan efektivitas pengingat pembayaran.

Hasilnya, perusahaan berhasil mengurangi waktu siklus O2C sebesar 30%, meningkatkan akurasi faktur, dan mempercepat penerimaan pembayaran.

Budaya Proses (Process Culture)

Untuk mengimplementasikan BPM secara efektif, perubahan budaya diperlukan. Budaya mengacu pada nilai-nilai dan keyakinan kolektif yang membentuk sikap dan perilaku terkait proses untuk meningkatkan kinerja bisnis.

Tantangan dalam Mengadopsi Manajemen Proses:

Intra organisasi

Inter organisasi

Persaingan antar departemen dan perbedaan budaya serta metode kerja

Kesulitan dalam memvisualisasikan batas, di mana ia dimulai dan di mana ia berakhir

Sengketa kekuasaan; Kurangnya kesadaran tentang tanggung jawab untuk pekerjaan akhir

Pola perilaku antar organisasi dari jenis menang-kalah

Kurangnya visi tentang keseluruhan dan kesulitan dalam memahami tujuan

Kesulitan dalam berbagi informasi antar perusahaan

Kesulitan komunikasi antar area; Budaya informasi yang melemah karena tidak berbagi

Tingkat kematangan teknologi yang berbeda

Kurangnya integrasi antara sistem informasi

Visi terfokus pada keuntungan sendiri dan bukan pada value chain

Kesulitan untuk bekerja dalam tim

Kesulitan dalam mengintegrasikan/memahami budaya yang berbeda

 

BPM Center of Excellence (CoE)

BPM office atau Center of Excellence (CoE) menjadi komponen kunci dari implementasi yang sukses dalam mengelola proses bisnis. BPM dianggap sebagai aliran bisnis yang konsisten yang mengalir melalui organisasi, mencegah organisasi dan prosesnya dari kemunduran, membuat perbaikan berkelanjutan pada proses organisasi, dan menyediakan sarana untuk menjalankan tujuan strategis dari berbagai pemangku kepentingan.

Pentingnya BPM CoE:

  • Membantu pengambilan keputusan strategis
  • Meningkatkan kelincahan bisnis untuk merespons peristiwa bisnis dengan efisien dan efektif
  • Mengorkestrasi lintas fungsional, sumber daya, dan teknologi di antara implementasi BPM

Kesimpulan

Dengan memahami proses sebagai sebuah sistem terintegrasi, organisasi dapat mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan inovasi. Pendekatan sistem, value chain, dan BPM memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk mengelola proses bisnis secara efektif. Mengimplementasikan BPM dengan dukungan budaya yang tepat dan BPM Center of Excellence akan membantu organisasi mencapai keunggulan operasional dan daya saing yang berkelanjutan.

 

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Ragam Gerak

Gambar
RAGAM GERAK TARI GAMBIR ANOM DAN TARI DOLALAK Gerak Tari yaitu perubahan posisi atau sikap anggota badan pada saat menari. Gerak tari merupakan unsur utama pada tari. Pada gerak tari pengolahan keindahannya dibagi menjadi gerak stilatif dan distortif. Gerak Stilatif adalah Gerak yang telah mengalami proses pengolahan yang mengarah kepada bentuk tari yang indah. Sedangkan Gerak Distorsif yaitu pengolahan gerak yang telah melalui proses perombakan dari aslinya dan merupakan salah satu proses stilasi. RAGAM GERAK TARI GAMBIR ANOM - Sejarah dari gambir anom telah dikenal oleh masyarakat pada masa Kesultanan Surakarta, kisah yang dibawakan dalam tarian ini merupakan sebuah kisah seorang tokoh pewayangan yakni Irawan putra Arjuna. Keunikan gerakan dapat kita lihat dari gerakan berdandan atau bersolek, bercermin hingga gerakan mondar-mandir seolah menggambarkan jika seseorang tengah jatuh cinta. -  Properti yang dikenakan oleh penari juga tergo...
Baca selengkapnya

Proses Admisi Calon Mahasiswa Pascasarjana

                Deskripsi kasus “Proses admisi calon mahasiswa pascasarjana” Untuk melakukan pendaftaran program pascasarjana di Universitas X, calon peserta diminta untuk mengisi formulir online pada link yang telah disediakan. Formulir pendaftaran online tersebut direkam pada sistem informasi kampus yang dapat diakses oleh seluruh staf dan pihak terkait dalam rangkaian proses admisi. Setelah calon peserta men-submit formulir online, dokumen PDF yang memuat informasi yang telah dicantumkan dihasilkan dan calon peserta diminta untuk menandatangani dokumen tersebut. Dokumen yang telah ditandatangani selanjutnya perlu dikirimkan kembali, dilengkapi dengan ijazah dan transkrip pendidikan terakhir, surat rekomendasi, motivation letter, hasil TPA, hasil TOEFL serta curriculum vitae. Dokumen yang telah dikirimkan oleh calon peserta selanjutnya diterima oleh pihak admisi. Seorang staf bertugas untuk memeriksa kelengkapan dokumen yang diajukan. A...
Baca selengkapnya

Periodisasi Seni Tari

Periodisasi Sejarah Tari Pada dasarnya kesenian terbagi menjadi dua, yakni seni rupa dan seni pertunjukan. Seni tari merupakan cabang seni yang termasuk dalam kategori seni pertunjukan. Seperti halnya cabang kesenian lain, seni tari juga mengalami perubahan, baik fungsi dan jenisnya, dari zaman ke zaman. . Seni Tari Zaman Pra-Hindu Karya tari pada masa ini lebih  difungsikan  untuk mencapai tujuan tertentu yang bersifat magis dan sakral. Tari menjadi ekspresi yang sering dihubungkan dengan kekuatan diluar diri manusia. Seni tari pra-Hindu mendapatkan tempat sesuai dengan tingkat kepercayaan sejak manusia hidup berkelompok. Dalam hal ini, tarian dianggap sebagai bagian dari daur ulang kehidupan. Atau bisa dikatakan masih melanjutkan tata kehidupan budaya pra-sejarah.  Ciri-ciri tarian pada zaman ini , diantaranya menyajikan gerak yang sederhana, hentakan kaki dan tepuk tangan yang cenderung menirukan gerak binatang dan alam. Penyajian tari diiringi  oleh...
Baca selengkapnya